Proje ve Portföy Yönetimi

3Proje ve Portföy Yönetimini Doğru Anlamak Gerekiyor

Kurumlar için proje ve portföy yönetimi, tıpkı bireyler için olduğu gibi, mümkün olan en az risk ile yatırımlarından en yüksek getiriyi elde etmeyi amaçlar diyebiliriz. Peki, bunu nasıl mümkün kılabiliriz? Gelin isterseniz bilgi teknolojileri alanında faaliyet gösteren kurum ve kuruluşlar için proje ve portföy yönetiminin teknik olarak ne anlama geldiğinden başlayalım.

PMI’a göre proje yönetimi, proje gereksinimlerinin sağlanabilmesi için; bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır. 5 temel adımdan meydana gelen proje yönetim süreci Başlangıç, Planlama, Uygulama, İzleme ve Kontrol Etme, Kapanış aktivitelerini kapsamaktadır.

Proje ve Portföy Yönetimi ise aynı anda birçok projeyi yönetmek ve izlemenin yanı sıra tüm bu projelerin doğru stratejik hedeflere; doğru zamanda, doğru bütçe ve kaliteli bir çalışma ile ulaşmasını sağlayabilmek olarak nitelendirilebilir.

Artan rekabetin ortaya koyduğu zorlu koşullarda, doğru işi yapabiliyor olmanın önemi şirketler için tartışılamaz bir noktaya gelmiştir. Karşılaşılan bu günlük zorluklar neticesinde üst yöneticilerin, hangi projeler ve operasyonel aktiviteler üzerinde çalışmaları gerektiği, ne kadar bütçelerinin kaldığı, kaynaklarının hangi kapasitede kullanıldığı ve aktiviteleri iş talepleriyle nasıl bağdaştıracaklarını bilmeleri zordur. Bu noktada, proje ve portföy yönetiminin önemi “Yalnız bir projeyi doğru şekilde yönetmek işi doğru yapmaktır, mevcut projelerin tamamını doğru şekilde yönetmek ise doğru işi yapmaktır.” sözü ile ortaya konulabilir.

Doğru uygulanacak bir proje ve portföy yönetimi yaklaşımı ile daha iyi karar verebilme, riski en aza indirebilme, kaynakları en etkili şekilde kullanabilme ve tekrarlanabilir başarıyı sağlayabilme elde edilebilecek bir çok fayda arasında en önemli olanlar olarak sıralanabilir.

Proje ve portföy yönetimini en doğru ve verimli şekilde uygulayabilmek için, şüphesiz ki, öncelikle proje ve portföy yönetimi yaşam döngüsünün doğru şekilde anlamak gerekmektedir. Bu yaşam döngüsünden en kısa ve basit hali ile bahsetmek gerekirse; projelerin stratejik hedeflere uygun şekilde tanımlanması ve bütçe planlanması yapılmasını ilk adım olarak düşünebiliriz. Doğru yetkinlikteki kaynakların, doğru kapasite ile kullanılabilmesini sağlayan kaynak planlaması ise yaşam döngüsündeki bir sonraki mihenk taşı olarak düşünülebilir. Bu aktiviteleri, performans ve kazanılan değer ölçümleri ile proje ve programların, portföy stratejileri uygunluğu kontrol edilmesi takip eder. Daha sonra, tespit edilen bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılması için düzeltici faaliyetlerin tanımlanması ve uygulanması aktiviteleri gelir. Proje ve portföy yönetimi yaşam döngüsünde son olarak kullanılan etkili iletişim teknikleri ve doğru raporlama yöntemleri ile projeler, programlar ve tüm portföy hakkında somut çıktılar kullanılarak etkin kararların alınması sağlanır. Portföy üzerinde devam eden bir iyileşmenin sağlanabilmesi için ise tüm bu adımların iş süreçlerine dönüştürülmesi gerekmektedir. Yine kapsamlı bir proje ve portföy yönetimi yaklaşımdan bahsedebilmek için; proje seçimi, proje öncelik sırası belirleme, portföy izleme, portföy değerlendirme, düzeltici faaliyet yönetimi ve proje tamamlanması gibi temel iş süreçleri sağlıklı şekilde uygulanıyor ve yönetilebiliyor olmalıdır.

Doğru proje ve portföy yönetimin sağlanması ve bahsettiğimiz faydaların sağlanabilmesi için, alanında uzman kişiler ile çalışmanın yanı sıra, yaşam döngüsünde tanımlanan iş süreçlerinin uygulanma, izlenme ve sürekli olarak iyileştirilebilmesi için tek merkezden yönetilebilecek bir yazılım ortamına aktarılması da günümüz koşullarında olmazsa olmazlardandır.

 Yazılım Teknolojileri Takım Lideri

Ali Yaldız

 

Yazıyı BT Haber’in web sitesinden okumak için tıklayınız.

Bğlantılı Yazılar